Softwareentwickelnlassen:Kostenverstehen.

Bevor über Kosten gesprochen wird, lohnt eine ehrliche Vorfrage: Braucht Ihr Unternehmen überhaupt eigene Software? Für Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail oder Terminplanung gibt es ausgereifte Produkte, deren Abläufe in den meisten Betrieben gleich aussehen. Wer einen solchen Standardprozess hat, fährt mit einer Lizenz günstiger und schneller als mit einer Eigenentwicklung. Eine Agentur, die Ihnen in diesem Fall trotzdem eine Individuallösung verkauft, berät Sie nicht gut.

Anders sieht es aus, wenn der Ablauf selbst Ihr Geschäftsmodell ist: die Art, wie Sie Aufträge kalkulieren, Touren planen, Fälle bearbeiten oder Kunden betreuen. Dann zwingt Standardsoftware Sie, Ihre Arbeitsweise an das Produkt anzupassen, und das Team baut Workarounds aus Tabellen, E-Mails und Zetteln drumherum. Jeder dieser Workarounds kostet Zeit, erzeugt Fehler und wächst mit dem Unternehmen mit. Individualsoftware bildet den Ablauf so ab, wie er bei Ihnen funktioniert, und verbindet die Systeme, die bisher nebeneinander laufen.

Entscheidend ist der Blick über mehrere Jahre. Eine Lizenz wirkt günstig, wird aber je Nutzer und Monat fällig, steigt mit dem Team und endet nicht. Dazu kommen Zusatzmodule, Schnittstellenaufpreise und die Arbeitszeit, die in Umwegen steckt. Individualsoftware hat höhere Anfangskosten, danach aber nur Betrieb und Weiterentwicklung, die Sie selbst steuern. Welche Seite der Rechnung gewinnt, hängt von vier Fragen ab.

Softwareprojekte unterscheiden sich weniger durch die Branche als durch ihren Typ. Ein Werkzeug, das einen einzelnen Ablauf abbildet, hat wenige Bildschirme, eine Nutzergruppe und kaum Anbindungen. Eine Cloud-Plattform mit mehreren Mandanten, Rollen, Abrechnung und Schnittstellen ist ein anderes Vorhaben, auch wenn beide am Ende „Software“ heißen. Die folgende Übersicht ordnet die häufigsten Typen nach Umfang, Dauer bis zur ersten nutzbaren Version und Teamgröße.

Die Dauer bezeichnet die Zeit bis zur ersten Version, die im Alltag genutzt wird, nicht bis zum letzten Wunsch. Fast jedes Projekt wächst danach weiter, weil die Nutzer mit der Software Ideen bekommen, die vorher niemand hatte. Das ist kein Planungsfehler, sondern der normale Verlauf, und ein Grund, Weiterentwicklung von Anfang an als eigenen Posten zu sehen.

Zwei Projekte desselben Typs können sich im Aufwand deutlich unterscheiden. Der Grund liegt fast immer in einem der folgenden acht Punkte. Wer sie vor dem Angebot kennt und ehrlich einschätzt, bekommt eine Kalkulation, die hält. Wer sie verschweigt oder übersieht, bekommt Nachträge.

Mit der Abnahme ist die Software fertig, aber nicht zu Ende bezahlt. Vier Posten begleiten sie über ihre gesamte Lebensdauer. Hosting fällt nach Verbrauch an: Rechenleistung, Speicher, Datenbank, Backups und Übertragung, bei Cloud-Diensten monatlich abgerechnet, bei eigenem Server als Hardware, Strom und Betreuung. Für die meisten Fachanwendungen kleiner und mittlerer Unternehmen ist dieser Posten überschaubar und gut planbar.

Wartung bedeutet, die Software lauffähig und sicher zu halten: Updates der Programmiersprache, der Bibliotheken und des Betriebssystems, Sicherheitskorrekturen, Anpassungen an geänderte Schnittstellen der angebundenen Systeme und an neue Browser- oder Gerätegenerationen. Software, die nicht gewartet wird, funktioniert zunächst weiter und wird dann innerhalb weniger Jahre zum Risiko. Support kommt dazu, wenn Nutzer Fragen haben oder Fehler melden; er lässt sich als Kontingent oder nach Aufwand vereinbaren.

Weiterentwicklung ist der Posten, den Unternehmen am häufigsten unterschätzen und am meisten brauchen. Sobald die Software im Alltag läuft, entstehen Wünsche: ein weiterer Ablauf, eine Auswertung, eine Anbindung. Sinnvoll ist, diese Wünsche zu sammeln und in Releases zu bündeln, statt sie einzeln zu beauftragen. So bleibt die Software konsistent und das Budget steuerbar. Als üblicher Richtwert für Wartung und kleinere Weiterentwicklung gilt ein Anteil der ursprünglichen Entwicklungskosten pro Jahr; die genaue Höhe hängt davon ab, wie viele Schnittstellen und Plattformen die Software hat und wie aktiv sie weiterentwickelt wird.

Wie ein Softwareprojekt abgerechnet wird, beeinflusst, wer welches Risiko trägt. Es gibt drei verbreitete Modelle, und keines ist in jedem Fall das beste. Wichtig ist, dass Sie wissen, worauf Sie sich einlassen, und dass das Modell zum Stand Ihrer Anforderungen passt.

rxm bevorzugt den Festpreis für einen definierten Umfang: Nach dem Erstgespräch und einer Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe beschreiben wir Bildschirme, Funktionen und Schnittstellen der ersten Version und nennen dafür einen Preis, der gilt. Änderungen während des Projekts besprechen wir vorher, nicht auf der Rechnung. Die Weiterentwicklung nach dem Start läuft in Paketen, die jeweils wieder einen klaren Umfang und Preis haben. So haben Sie die Planbarkeit des Festpreises und die Flexibilität, Ihre Software Schritt für Schritt wachsen zu lassen.

Zwei Angebote für dasselbe Projekt können sich deutlich unterscheiden, und der günstigere Preis ist nicht immer der niedrigere. Oft fehlen im billigeren Angebot Posten, die später nachberechnet werden, oder der Umfang ist so vage beschrieben, dass jede Interpretation möglich ist. Ein Angebot, das Sie vergleichen können, enthält mindestens die folgenden sieben Punkte. Fehlt einer, fragen Sie nach, bevor Sie unterschreiben.

Am Preis zu sparen, indem man den günstigsten Anbieter nimmt, geht oft schief. Am Aufwand zu sparen, indem man das Projekt klug zuschneidet, funktioniert fast immer. Die folgenden Hebel senken die Kosten, ohne die Qualität zu gefährden, und die meisten davon liegen bei Ihnen, nicht beim Dienstleister.

Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen werden in vielen Bundesländern bezuschusst, und Individualsoftware, Schnittstellen und Kundenportale gehören häufig zu den förderfähigen Ausgaben. In Schleswig-Holstein läuft die Förderung über das Landesprogramm Wirtschaft mit Beratungs- und Umsetzungsmodul; der Antrag muss vor Projektbeginn gestellt werden, ein Angebot mit klarem Leistungsumfang ist dafür die Grundlage.

Welche Voraussetzungen gelten, welche Fristen laufen und wie der Antrag abläuft, erklären wir im Ratgeber zur Digitalisierungsförderung in Schleswig-Holstein. Für Unternehmen in anderen Bundesländern prüfen wir im Erstgespräch, welches Landesprogramm in Frage kommt, und liefern das Angebot in der Form, die der Fördergeber verlangt.

Unser Weg zum Preis beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch, per Video oder bei Ihnen in Schleswig-Holstein. Wir hören zu, wie Ihre Abläufe heute funktionieren, wo es hakt und welche Systeme beteiligt sind. Danach folgt eine Bestandsaufnahme: Wir sehen uns die Tabellen, Formulare und Programme an, mit denen Ihr Team arbeitet, und notieren die Fälle, die eine Software abbilden muss, auch die unangenehmen Sonderfälle, über die niemand gern spricht.

Aus der Bestandsaufnahme entsteht ein Konzept mit Bildschirmen, Funktionen und Schnittstellen der ersten Version und einer Empfehlung, was warten kann. Dazu erhalten Sie ein Festpreisangebot mit den sieben Punkten aus dem Abschnitt oben. Die Entwicklung läuft in Sprints von zwei Wochen mit Testversionen, die Sie selbst ausprobieren; die Abnahme folgt den vorher vereinbarten Kriterien. Nach dem Start übernehmen wir auf Wunsch Hosting in Deutschland, Wartung und Weiterentwicklung in Paketen.

Was wir entwickeln, von Desktop-Software für macOS und Windows über Cloud-Anwendungen bis zu Schnittstellen, steht auf der Seite zur Software-Entwicklung. Wenn Ihre Software im Browser laufen soll, ohne Installation und auf jedem Gerät, finden Sie die Besonderheiten auf der Seite zur Web-App-Entwicklung.